Kế toán nội bộ giúp doanh nghiệp kiểm soát công việc hằng ngày một cách trực tiếp, trong khi kế toán thuê ngoài có thể giúp tiết kiệm nguồn lực và tiếp cận đội ngũ chuyên môn mà không cần xây dựng bộ máy kế toán hoàn chỉnh.
Không phải doanh nghiệp nào cũng nên tuyển một phòng kế toán riêng. Ngược lại, cũng không phải doanh nghiệp nào thuê ngoài cũng là lựa chọn tối ưu. Quyết định nên dựa trên quy mô, số lượng giao dịch, ngành nghề, mức độ phức tạp của nghiệp vụ và nhu cầu quản trị tài chính.
1. Kế toán nội bộ và kế toán thuê ngoài là gì?
Kế toán nội bộ là gì?
Kế toán nội bộ là mô hình doanh nghiệp xây dựng đội ngũ kế toán làm việc trực tiếp trong doanh nghiệp. Tùy quy mô, bộ máy có thể chỉ gồm một kế toán viên hoặc được tổ chức thành nhiều vị trí như:
- Kế toán tổng hợp;
- Kế toán công nợ;
- Kế toán kho;
- Kế toán tiền lương;
- Kế toán thanh toán;
- Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán;
- Các vị trí kế toán chuyên môn khác.
Đội ngũ này thường xuyên làm việc với các phòng ban như kinh doanh, kho, nhân sự, mua hàng và ban giám đốc.
Điểm mạnh lớn nhất của mô hình nội bộ là khả năng nắm bắt tình hình doanh nghiệp ngay từ bên trong.
Kế toán thuê ngoài là gì?
Kế toán thuê ngoài là hình thức doanh nghiệp ký hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán để thực hiện một phần hoặc toàn bộ công việc kế toán theo phạm vi thỏa thuận.
Theo Điều 56 Luật Kế toán, đơn vị kế toán có thể ký hợp đồng với doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh dịch vụ kế toán để thuê dịch vụ làm kế toán hoặc dịch vụ làm kế toán trưởng; việc thuê dịch vụ phải được lập thành hợp đồng bằng văn bản.
Luật Kế toán – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ
Điều này có nghĩa là thuê ngoài kế toán là một mô hình được pháp luật cho phép, với điều kiện doanh nghiệp lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ đáp ứng các yêu cầu pháp lý có liên quan.
2. Kế toán nội bộ: Ưu điểm và hạn chế
Ưu điểm của kế toán nội bộ
1. Nắm bắt tình hình doanh nghiệp nhanh
Nhân sự kế toán làm việc trực tiếp tại doanh nghiệp nên có thể nhanh chóng tiếp nhận thông tin từ các bộ phận. Ví dụ:
Phòng kinh doanh phát sinh một hợp đồng mới → kế toán có thể nhanh chóng nắm thông tin → theo dõi công nợ → kiểm tra doanh thu → đối chiếu thanh toán.
Điều này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có nhiều giao dịch phát sinh mỗi ngày.
2. Thuận tiện cho việc trao đổi nội bộ
Khi giám đốc, bộ phận kinh doanh hoặc nhân sự cần kiểm tra số liệu, kế toán nội bộ có thể trao đổi trực tiếp.
3. Phù hợp với nhu cầu quản trị chuyên sâu
Nếu doanh nghiệp cần theo dõi chi tiết:
- Doanh thu theo từng sản phẩm;
- Lợi nhuận theo từng chi nhánh;
- Chi phí theo từng bộ phận;
- Công nợ từng khách hàng;
- Dòng tiền;
- Giá vốn;
- Hiệu quả từng dự án,
thì một đội ngũ kế toán nội bộ có thể thuận lợi hơn trong việc xây dựng hệ thống dữ liệu phục vụ quản trị.
Hạn chế của kế toán nội bộ
Chi phí nhân sự cố định cao hơn
Doanh nghiệp phải cân nhắc:
- Lương;
- Bảo hiểm;
- Tuyển dụng;
- Đào tạo;
- Phần mềm;
- Máy móc, thiết bị;
- Chi phí quản lý nhân sự.
Đối với doanh nghiệp nhỏ, những khoản này có thể trở thành chi phí cố định đáng kể.
Phụ thuộc vào nhân sự
Nếu doanh nghiệp chỉ có một kế toán phụ trách nhiều công việc, việc nhân sự đó nghỉ việc hoặc nghỉ dài ngày có thể khiến công việc bị gián đoạn.
Không phải lúc nào cũng có đủ chuyên môn
Một kế toán có thể xử lý tốt nghiệp vụ hằng ngày nhưng chưa chắc có kinh nghiệm chuyên sâu về:
- Quyết toán thuế;
- Rà soát sổ sách;
- Giao dịch liên kết;
- Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài;
- Các nghiệp vụ phức tạp;
- Xử lý sai sót kế toán tồn đọng.
3. Kế toán thuê ngoài: Ưu điểm và hạn chế
Ưu điểm của kế toán thuê ngoài
1. Tối ưu chi phí cho doanh nghiệp nhỏ và vừa
Thay vì xây dựng một phòng kế toán đầy đủ, doanh nghiệp có thể thuê dịch vụ theo phạm vi công việc thực tế.
Đây là một trong những lý do mô hình thuê ngoài được nhiều doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp có quy mô chưa lớn cân nhắc.
2. Tiếp cận đội ngũ có nhiều kinh nghiệm
Một đơn vị dịch vụ kế toán có thể cùng lúc xử lý hồ sơ cho nhiều doanh nghiệp thuộc nhiều ngành nghề khác nhau.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiếp cận kinh nghiệm xử lý các tình huống thực tế mà một nhân sự kế toán đơn lẻ có thể chưa gặp.
3. Giảm áp lực tuyển dụng và đào tạo
Doanh nghiệp không nhất thiết phải tự tuyển đủ:
Kế toán viên → kế toán tổng hợp → kế toán trưởng → nhân sự thay thế → nhân sự hỗ trợ thuế.
Thay vào đó, có thể lựa chọn phạm vi dịch vụ phù hợp với nhu cầu thực tế.
4. Có thể sử dụng dịch vụ theo nhu cầu
Doanh nghiệp có thể thuê:
- Kế toán trọn gói;
- Kê khai và quyết toán thuế;
- Lập báo cáo tài chính;
- Rà soát sổ sách;
- Tiền lương và BHXH;
- Kế toán thuê ngoài;
- Hỗ trợ hóa đơn điện tử;
- Hỗ trợ hồ sơ lao động;
- Hoặc từng hạng mục riêng biệt.
Hạn chế của kế toán thuê ngoài
1. Cần phối hợp và cung cấp chứng từ đúng hạn
Doanh nghiệp vẫn phải cung cấp đầy đủ thông tin, chứng từ và dữ liệu cần thiết cho đơn vị dịch vụ.
Nếu chứng từ được gửi chậm hoặc thiếu thông tin, tiến độ xử lý cũng có thể bị ảnh hưởng.
2. Độ hiểu biết về hoạt động nội bộ có thể không sâu bằng nhân sự trong doanh nghiệp
Đơn vị thuê ngoài có thể nắm rất tốt số liệu kế toán nhưng không trực tiếp tham gia vào mọi hoạt động kinh doanh hằng ngày.
Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình trao đổi thông tin rõ ràng.
3. Cần lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ phù hợp
Đây là yếu tố rất quan trọng.
Doanh nghiệp không nên chỉ so sánh dựa trên tiêu chí “bên nào có giá rẻ hơn?” mà cần xem xét:
- Năng lực chuyên môn;
- Kinh nghiệm;
- Phạm vi công việc;
- Quy trình xử lý;
- Khả năng phản hồi;
- Bảo mật thông tin;
- Trách nhiệm trong hợp đồng;
- Khả năng hỗ trợ khi có vấn đề phát sinh.
4. So sánh kế toán nội bộ và kế toán thuê ngoài
Lưu ý: Không có mô hình nào tốt tuyệt đối. Mô hình phù hợp là mô hình đáp ứng được nhu cầu quản trị, tuân thủ và ngân sách của chính doanh nghiệp.
5. Doanh nghiệp nào phù hợp với từng mô hình?
Nên cân nhắc kế toán nội bộ nếu:
- Doanh nghiệp có quy mô vừa hoặc lớn;
- Số lượng giao dịch phát sinh thường xuyên;
- Có nhiều phòng ban hoặc chi nhánh;
- Có hoạt động kho, sản xuất hoặc dự án phức tạp;
- Cần báo cáo quản trị thường xuyên;
- Ban lãnh đạo cần số liệu tài chính cập nhật liên tục;
- Doanh nghiệp muốn xây dựng bộ máy tài chính – kế toán riêng.
Nên cân nhắc kế toán thuê ngoài nếu:
- Doanh nghiệp mới thành lập;
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa;
- Số lượng giao dịch chưa quá lớn;
- Chưa cần xây dựng phòng kế toán riêng;
- Muốn kiểm soát chi phí nhân sự;
- Chưa có nhân sự kế toán có kinh nghiệm;
- Muốn có thêm chuyên môn hỗ trợ về thuế và báo cáo tài chính.
Đặc biệt, doanh nghiệp mới thành lập không nhất thiết phải xây dựng ngay một bộ máy kế toán cồng kềnh. Có thể bắt đầu bằng mô hình phù hợp với quy mô hiện tại rồi điều chỉnh khi doanh nghiệp phát triển.
6. Có nên kết hợp kế toán nội bộ và thuê ngoài?
Có. Đây có thể là một phương án rất đáng cân nhắc.
Thay vì lựa chọn hoàn toàn một trong hai, doanh nghiệp có thể xây dựng mô hình kế toán kết hợp. Ví dụ:
Kế toán nội bộ phụ trách
- Thu thập chứng từ;
- Theo dõi thu – chi;
- Quản lý công nợ;
- Theo dõi kho;
- Kiểm soát hóa đơn;
- Cập nhật các nghiệp vụ phát sinh;
- Phối hợp với các phòng ban.
Đơn vị kế toán thuê ngoài phụ trách
- Kiểm tra và hoàn thiện sổ sách;
- Kê khai thuế;
- Theo dõi nghĩa vụ thuế;
- Lập báo cáo tài chính;
- Quyết toán thuế;
- Rà soát số liệu;
- Hỗ trợ giải trình khi cần.
Mô hình này giúp doanh nghiệp vừa duy trì khả năng kiểm soát nội bộ, vừa tận dụng được chuyên môn bên ngoài.
7. 5 tiêu chí doanh nghiệp nên cân nhắc trước khi lựa chọn
① Quy mô doanh nghiệp
Doanh nghiệp càng lớn, số lượng giao dịch càng nhiều thì nhu cầu xây dựng bộ máy kế toán nội bộ càng cao.
② Số lượng và tính chất giao dịch
Không chỉ nhìn vào doanh thu. Doanh nghiệp cần xem xét:
- Số lượng hóa đơn;
- Số lượng nhân viên;
- Số lượng nhà cung cấp;
- Công nợ;
- Hàng tồn kho;
- Chi nhánh;
- Các giao dịch đặc thù.
③ Mức độ phức tạp của thuế và kế toán
Doanh nghiệp có nghiệp vụ đơn giản sẽ có nhu cầu khác với doanh nghiệp có:
- Hoạt động xuất nhập khẩu;
- Nhiều chi nhánh;
- Sản xuất;
- Xây dựng;
- Dự án;
- Giao dịch với bên liên quan;
- Vốn đầu tư nước ngoài.
④ Ngân sách dành cho kế toán
Doanh nghiệp cần tính tổng chi phí, thay vì chỉ nhìn vào mức lương của một kế toán. Ví dụ, khi xây dựng bộ máy nội bộ cần tính cả:
Lương + BHXH + tuyển dụng + đào tạo + phần mềm + quản lý + chi phí thay thế nhân sự.
⑤ Mức độ cần thiết của báo cáo quản trị
Nếu ban lãnh đạo thường xuyên cần biết:
“Tháng này doanh nghiệp lời hay lỗ?”
“Khách hàng nào đang nợ nhiều?”
“Sản phẩm nào có biên lợi nhuận thấp?”
“Dòng tiền 3 tháng tới như thế nào?”
thì doanh nghiệp nên đầu tư nhiều hơn cho hệ thống kế toán quản trị, dù lựa chọn nhân sự nội bộ hay thuê ngoài.
8. Checklist lựa chọn mô hình kế toán
Doanh nghiệp có thể tự kiểm tra nhanh:
- ☐ Doanh nghiệp đang có bao nhiêu nhân viên?
- ☐ Mỗi tháng phát sinh khoảng bao nhiêu hóa đơn?
- ☐ Có hàng tồn kho hay không?
- ☐ Có nhiều khoản công nợ cần theo dõi không?
- ☐ Có chi nhánh hoặc nhiều địa điểm kinh doanh không?
- ☐ Nghiệp vụ thuế có phức tạp không?
- ☐ Ban giám đốc có cần báo cáo quản trị thường xuyên không?
- ☐ Hiện tại doanh nghiệp đã có kế toán có đủ kinh nghiệm chưa?
- ☐ Chi phí duy trì một bộ máy kế toán nội bộ có phù hợp với ngân sách không?
- ☐ Doanh nghiệp có cần hỗ trợ chuyên sâu về thuế, báo cáo tài chính hoặc rà soát sổ sách không?
Nếu phần lớn câu trả lời là “Có” ở nhóm nhu cầu quản trị nội bộ → nên cân nhắc xây dựng đội ngũ kế toán nội bộ.
Nếu phần lớn câu trả lời là “Có” ở nhóm tối ưu nguồn lực, cần chuyên môn bên ngoài → kế toán thuê ngoài có thể là lựa chọn phù hợp.
Nếu cả hai nhóm đều quan trọng → mô hình kết hợp có thể là phương án đáng cân nhắc.
Jinyu – Giải pháp kế toán phù hợp với từng doanh nghiệp
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần một bộ máy kế toán giống nhau.
Với doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp đang muốn tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo công việc kế toán – thuế được thực hiện bài bản, việc lựa chọn một đơn vị kế toán thuê ngoài có thể giúp giảm áp lực tuyển dụng và xây dựng bộ máy ngay từ đầu.
Jinyu cung cấp các giải pháp kế toán theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, từ những công việc riêng lẻ đến kế toán thuê ngoài và kế toán trọn gói. Một số nội dung Jinyu có thể đồng hành gồm:
- Kế toán trọn gói;
- Kế toán thuê ngoài;
- Kê khai và quyết toán thuế;
- Lập báo cáo tài chính;
- Rà soát và hoàn thiện sổ sách;
- Tiền lương và BHXH;
- Hóa đơn điện tử và chữ ký số;
- Hỗ trợ hồ sơ lao động;
- Hỗ trợ giải trình với cơ quan quản lý khi phát sinh nhu cầu.
Điều quan trọng không phải là “nội bộ hay thuê ngoài”, mà là doanh nghiệp lựa chọn được mô hình phù hợp với quy mô, ngân sách và mục tiêu phát triển của mình.
Nếu doanh nghiệp chưa biết nên tự xây dựng bộ máy kế toán, thuê ngoài toàn bộ hay kết hợp cả hai, Jinyu có thể cùng doanh nghiệp đánh giá nhu cầu thực tế và đề xuất phương án phù hợp.
Jinyu – Đồng hành cùng doanh nghiệp từ những con số đầu tiên đến một hệ thống kế toán bài bản.
Căn cứ pháp lý tham khảo
① Luật Kế toán số 88/2015/QH13
Quy định về tổ chức bộ máy kế toán và việc thuê dịch vụ kế toán.
Xem Luật Kế toán trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ
② Nghị định 174/2016/NĐ-CP
Quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán, trong đó có các quy định liên quan đến tổ chức công tác kế toán và dịch vụ kế toán.
Tra cứu Nghị định 174/2016/NĐ-CP trên Công báo Chính phủ
Lưu ý pháp lý
Quy định pháp luật về kế toán có thể được sửa đổi, bổ sung theo từng thời kỳ. Khi áp dụng cho doanh nghiệp cụ thể, cần đối chiếu văn bản hiện hành và đặc điểm thực tế của doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Kế toán nội bộ là đội ngũ kế toán làm việc trực tiếp trong doanh nghiệp, còn kế toán thuê ngoài là doanh nghiệp ký hợp đồng với đơn vị dịch vụ kế toán để thực hiện một phần hoặc toàn bộ công việc kế toán theo phạm vi thỏa thuận.
Doanh nghiệp mới thành lập, quy mô nhỏ, số lượng giao dịch chưa lớn thường phù hợp với kế toán thuê ngoài để tối ưu chi phí và tiếp cận chuyên môn mà không cần xây dựng ngay một bộ máy kế toán cồng kềnh.
Có. Doanh nghiệp có thể xây dựng mô hình kết hợp, trong đó kế toán nội bộ phụ trách thu thập chứng từ và theo dõi nghiệp vụ hằng ngày, còn đơn vị thuê ngoài phụ trách kê khai thuế, lập báo cáo tài chính và rà soát số liệu.
Có. Theo Điều 56 Luật Kế toán số 88/2015/QH13, đơn vị kế toán có thể ký hợp đồng với doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh dịch vụ kế toán để thuê làm kế toán hoặc kế toán trưởng, với điều kiện việc thuê dịch vụ được lập thành hợp đồng bằng văn bản.
Doanh nghiệp nên cân nhắc 5 tiêu chí: quy mô doanh nghiệp, số lượng và tính chất giao dịch, mức độ phức tạp của thuế và kế toán, ngân sách dành cho kế toán, và mức độ cần thiết của báo cáo quản trị.
