Tóm tắt nhanh các bước
- Kiểm tra điều kiện cung cấp dịch vụ Xác minh đơn vị hoặc cá nhân có đáp ứng các điều kiện pháp luật áp dụng đối với dịch vụ kế toán mà họ cung cấp hay không.
- Ký hợp đồng với phạm vi công việc rõ ràng Hợp đồng nên nêu cụ thể công việc, kỳ kế toán, thời hạn bàn giao, phí dịch vụ và trách nhiệm của mỗi bên.
- Thống nhất quy trình cung cấp chứng từ Cần quy định rõ thời gian gửi hóa đơn, chứng từ, cách xác nhận dữ liệu và người phụ trách liên hệ.
- Làm rõ trách nhiệm khi phát sinh sai sót Hai bên nên thống nhất cách xử lý khi dữ liệu bị thiếu, thông tin không chính xác hoặc công việc không hoàn thành đúng thời hạn do nguyên nhân thuộc phạm vi trách nhiệm của mỗi bên.
- Đảm bảo an toàn dữ liệu Doanh nghiệp nên quan tâm đến quyền truy cập phần mềm, bảo mật thông tin, lưu trữ hồ sơ và việc bàn giao dữ liệu khi kết thúc hợp đồng.
Việc tổ chức công tác kế toán hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý tài chính, kiểm soát hóa đơn chứng từ và thực hiện các nghĩa vụ thuế đúng quy định. Tuy nhiên, doanh nghiệp có nên thuê dịch vụ kế toán bên ngoài hay tuyển kế toán nội bộ?
Hãy cùng Jinyu tìm hiểu 7 lợi ích nổi bật và những lưu ý cần biết để lựa chọn giải pháp phù hợp, tiết kiệm chi phí và hạn chế rủi ro trong quá trình hoạt động.
I. Doanh nghiệp có cần thuê dịch vụ kế toán không?
Kế toán là một trong những công việc quan trọng trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Từ việc quản lý hóa đơn, chứng từ, ghi nhận doanh thu và chi phí đến lập báo cáo tài chính, kê khai thuế và lưu trữ hồ sơ, mỗi công việc đều cần được thực hiện chính xác và đúng thời hạn.
Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ nguồn lực để xây dựng một bộ phận kế toán nội bộ hoàn chỉnh. Đặc biệt, đối với doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp quy mô nhỏ hoặc đơn vị có số lượng giao dịch chưa nhiều, việc tuyển dụng nhân sự kế toán toàn thời gian có thể tạo thêm áp lực về chi phí vận hành.
Vậy doanh nghiệp có cần thuê dịch vụ kế toán không?
Câu trả lời là doanh nghiệp có thể thuê dịch vụ kế toán bên ngoài nếu mô hình này phù hợp với nhu cầu thực tế, nhưng không phải mọi doanh nghiệp đều bắt buộc phải thuê dịch vụ. Doanh nghiệp cần tổ chức công tác kế toán theo quy định pháp luật và lựa chọn hình thức bố trí nhân sự phù hợp.
Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, đơn vị kế toán có thể bố trí người làm kế toán hoặc thuê làm kế toán theo quy định. Việc thuê dịch vụ cần được thực hiện với đơn vị hoặc cá nhân đáp ứng điều kiện hành nghề tương ứng và được thể hiện bằng hợp đồng theo quy định.
Văn bản tham khảo: Luật Kế toán số 88/2015/QH13 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.
Vì vậy, thay vì chỉ đặt câu hỏi có nên thuê kế toán hay không, doanh nghiệp nên đánh giá quy mô hoạt động, số lượng hóa đơn chứng từ, mức độ phức tạp của nghiệp vụ và khả năng quản lý tài chính nội bộ trước khi đưa ra quyết định.
II. Những doanh nghiệp nào nên thuê dịch vụ kế toán?
Dịch vụ kế toán bên ngoài có thể phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh, đặc biệt là những doanh nghiệp chưa cần xây dựng bộ phận kế toán riêng.
1. Doanh nghiệp mới thành lập
Trong giai đoạn đầu hoạt động, doanh nghiệp thường phải xử lý nhiều công việc như tổ chức hệ thống chứng từ, quản lý hóa đơn, theo dõi doanh thu và chi phí, đồng thời thực hiện các nghĩa vụ kê khai theo quy định.
Nếu chưa có nhân sự chuyên môn, việc thuê dịch vụ kế toán có thể giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình ngay từ đầu và hạn chế tình trạng chứng từ bị thiếu hoặc dữ liệu kế toán không được cập nhật đầy đủ.
2. Doanh nghiệp nhỏ và vừa
Đối với doanh nghiệp có số lượng giao dịch ở mức vừa phải, việc thuê dịch vụ kế toán có thể là giải pháp giúp kiểm soát chi phí nhân sự mà vẫn duy trì công tác kế toán định kỳ.
Doanh nghiệp có thể thỏa thuận phạm vi công việc với nhà cung cấp, chẳng hạn như ghi nhận chứng từ, theo dõi hóa đơn, hỗ trợ kê khai thuế và lập các báo cáo thuộc phạm vi hợp đồng.
3. Doanh nghiệp chưa có kế toán trưởng hoặc nhân sự chuyên môn phù hợp
Một số doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tuyển dụng nhân sự có kinh nghiệm hoặc cần hỗ trợ chuyên môn trong từng giai đoạn. Khi đó, doanh nghiệp có thể xem xét các hình thức thuê dịch vụ hoặc thuê người làm kế toán, kế toán trưởng theo điều kiện pháp luật áp dụng.
4. Doanh nghiệp muốn rà soát lại sổ sách kế toán
Nếu sổ sách chưa được cập nhật thường xuyên, chứng từ chưa được sắp xếp đầy đủ hoặc số liệu giữa các báo cáo chưa thống nhất, doanh nghiệp có thể cần đơn vị chuyên môn hỗ trợ rà soát và xử lý theo phạm vi công việc được thỏa thuận.
Lưu ý: Dịch vụ kế toán không thay thế hoàn toàn trách nhiệm quản lý của doanh nghiệp. Doanh nghiệp vẫn cần cung cấp thông tin trung thực, đầy đủ, đúng thời hạn và phối hợp kiểm tra số liệu.
III. 7 lợi ích khi thuê dịch vụ kế toán bên ngoài
1. Tối ưu chi phí vận hành
Tuyển dụng kế toán nội bộ có thể phát sinh chi phí lương, bảo hiểm, đào tạo, phần mềm và trang thiết bị làm việc. Với doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ chưa lớn, thuê dịch vụ bên ngoài có thể giúp phân bổ ngân sách hợp lý hơn.
Tuy nhiên, mức tiết kiệm thực tế phụ thuộc vào khối lượng công việc, yêu cầu chuyên môn và phạm vi dịch vụ được ký kết.
2. Hỗ trợ theo dõi hóa đơn và chứng từ
Hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra, chứng từ thanh toán và hồ sơ liên quan cần được kiểm tra, phân loại và lưu trữ phù hợp.
Đơn vị dịch vụ kế toán có thể hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức hồ sơ, theo dõi dữ liệu và phát hiện những thông tin cần xác minh trước khi thực hiện các công việc kế toán tiếp theo.
3. Hạn chế sai sót trong công tác kế toán và thuế
Sai lệch dữ liệu, thiếu chứng từ hoặc bỏ sót thời hạn có thể khiến doanh nghiệp phải dành thêm thời gian để rà soát và xử lý.
Việc có người phụ trách chuyên môn và quy trình kiểm tra rõ ràng giúp doanh nghiệp giảm nguy cơ xảy ra những sai sót có thể phòng ngừa. Dù vậy, hiệu quả còn phụ thuộc vào chất lượng dịch vụ và mức độ phối hợp của doanh nghiệp.
4. Hỗ trợ cập nhật quy định liên quan
Các quy định về kế toán, hóa đơn và thuế có thể thay đổi theo thời gian. Doanh nghiệp cần theo dõi văn bản có liên quan để xác định nghĩa vụ và thời hạn áp dụng.
Một đơn vị dịch vụ có chuyên môn phù hợp có thể hỗ trợ giải thích quy định, thông báo những điểm cần lưu ý và hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo phạm vi công việc đã thỏa thuận.
5. Tiết kiệm thời gian cho chủ doanh nghiệp
Thay vì tự xử lý từng hóa đơn hoặc tìm hiểu mọi nghiệp vụ kế toán, chủ doanh nghiệp có thể tập trung nhiều hơn vào hoạt động kinh doanh, chăm sóc khách hàng và phát triển thị trường.
Để đạt hiệu quả, doanh nghiệp vẫn cần phân công người phụ trách cung cấp chứng từ và phản hồi các yêu cầu xác minh đúng thời hạn.
6. Duy trì hồ sơ và dữ liệu kế toán có hệ thống
Việc tổ chức chứng từ khoa học giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn khi đối chiếu số liệu, lập báo cáo, giải trình nghiệp vụ hoặc bàn giao công việc.
Khi thuê dịch vụ, doanh nghiệp nên thống nhất rõ phương thức bàn giao hồ sơ, quyền truy cập dữ liệu, trách nhiệm lưu trữ và quy trình xử lý khi chấm dứt hợp đồng.
7. Có thêm thông tin phục vụ quản lý tài chính
Khi dữ liệu kế toán được cập nhật đầy đủ và kịp thời, doanh nghiệp có cơ sở tốt hơn để theo dõi doanh thu, chi phí, công nợ và dòng tiền.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp cần báo cáo quản trị chuyên sâu, dự báo dòng tiền hoặc phân tích hiệu quả từng sản phẩm, cần trao đổi rõ với nhà cung cấp vì các công việc này có thể nằm ngoài gói kế toán thông thường.
IV. Thuê dịch vụ kế toán hay tuyển kế toán nội bộ?
Mỗi phương án có ưu điểm riêng. Doanh nghiệp nên cân nhắc dựa trên quy mô hoạt động, mức độ phức tạp của nghiệp vụ và nhu cầu quản lý trực tiếp.
| Tiêu chí | Thuê dịch vụ kế toán | Kế toán nội bộ |
|---|---|---|
| Chi phí | Thường có thể linh hoạt theo phạm vi dịch vụ | Có chi phí nhân sự và các khoản liên quan |
| Nhân sự | Không nhất thiết phải tuyển kế toán toàn thời gian | Cần tuyển dụng và quản lý nhân sự |
| Khả năng phối hợp tức thời | Phụ thuộc quy trình làm việc và thỏa thuận | Có thể thuận tiện hơn khi nhân sự làm việc trực tiếp |
| Phạm vi công việc | Theo hợp đồng dịch vụ | Theo phân công và năng lực của nhân sự |
| Phù hợp với | Doanh nghiệp có nhu cầu kế toán định kỳ, cần tối ưu nguồn lực | Doanh nghiệp có nghiệp vụ thường xuyên, phức tạp hoặc cần kiểm soát trực tiếp |
Khi nào nên chọn dịch vụ kế toán?
Doanh nghiệp có thể ưu tiên phương án này khi khối lượng chứng từ tương đối ổn định, chưa cần một nhân sự kế toán làm việc toàn thời gian hoặc muốn sử dụng nguồn lực chuyên môn bên ngoài.
Khi nào nên xây dựng bộ phận kế toán nội bộ?
Nếu doanh nghiệp có nhiều giao dịch mỗi ngày, nhiều kho hàng, nhiều chi nhánh, quy trình thanh toán phức tạp hoặc cần báo cáo quản trị liên tục, bộ phận kế toán nội bộ có thể giúp phối hợp và kiểm soát hoạt động thuận tiện hơn.
Trong một số trường hợp, doanh nghiệp cũng có thể kết hợp nhân sự nội bộ với dịch vụ bên ngoài để đáp ứng các nhu cầu chuyên môn cụ thể.
V. Chi phí thuê dịch vụ kế toán phụ thuộc vào những yếu tố nào?
Không có một mức phí cố định phù hợp với tất cả doanh nghiệp. Chi phí thực tế thường phụ thuộc vào các yếu tố sau:
- Quy mô doanh nghiệp: Số lượng nhân sự, chi nhánh và phạm vi hoạt động.
- Số lượng hóa đơn, chứng từ: Khối lượng giao dịch phát sinh hàng tháng.
- Đặc điểm ngành nghề: Mức độ phức tạp của hàng tồn kho, giá thành, công nợ hoặc các nghiệp vụ chuyên biệt.
- Tình trạng sổ sách hiện tại: Doanh nghiệp đã có hệ thống dữ liệu đầy đủ hay cần rà soát, bổ sung hồ sơ của các kỳ trước.
- Phạm vi công việc: Chỉ xử lý nghiệp vụ kế toán định kỳ hay bao gồm thêm các công việc hỗ trợ kê khai, báo cáo, đối chiếu và tư vấn.
Khi nhận báo giá, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp liệt kê rõ công việc bao gồm, công việc tính phí riêng, thời hạn bàn giao và trách nhiệm của mỗi bên.
Không nên chỉ lựa chọn dịch vụ dựa trên mức giá thấp nhất. Một gói dịch vụ có chi phí thấp nhưng không đáp ứng đầy đủ nhu cầu có thể khiến doanh nghiệp phát sinh thêm chi phí để xử lý công việc ngoài hợp đồng.
VI. 5 lưu ý khi lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán
Để hạn chế rủi ro khi thuê dịch vụ bên ngoài, doanh nghiệp nên kiểm tra các yếu tố sau:
1. Kiểm tra điều kiện cung cấp dịch vụ. Xác minh đơn vị hoặc cá nhân có đáp ứng các điều kiện pháp luật áp dụng đối với dịch vụ kế toán mà họ cung cấp hay không.
2. Ký hợp đồng với phạm vi công việc rõ ràng. Hợp đồng nên nêu cụ thể công việc, kỳ kế toán, thời hạn bàn giao, phí dịch vụ và trách nhiệm của mỗi bên.
3. Thống nhất quy trình cung cấp chứng từ. Cần quy định rõ thời gian gửi hóa đơn, chứng từ, cách xác nhận dữ liệu và người phụ trách liên hệ.
4. Làm rõ trách nhiệm khi phát sinh sai sót. Hai bên nên thống nhất cách xử lý khi dữ liệu bị thiếu, thông tin không chính xác hoặc công việc không hoàn thành đúng thời hạn do nguyên nhân thuộc phạm vi trách nhiệm của mỗi bên.
5. Đảm bảo an toàn dữ liệu. Doanh nghiệp nên quan tâm đến quyền truy cập phần mềm, bảo mật thông tin, lưu trữ hồ sơ và việc bàn giao dữ liệu khi kết thúc hợp đồng.
Một đơn vị dịch vụ phù hợp không chỉ thực hiện công việc theo kỳ mà còn cần có quy trình phối hợp minh bạch, giúp doanh nghiệp theo dõi được tình trạng hồ sơ và chủ động hơn trong công tác kế toán.
Jinyu – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong công tác kế toán
Công tác kế toán được tổ chức bài bản giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tài chính, quản lý chứng từ và chủ động hơn trong việc thực hiện các nghĩa vụ liên quan.
Công ty TNHH Dịch vụ Jinyu hướng đến việc hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác kế toán, hóa đơn, chứng từ và các công việc liên quan đến thuế theo phạm vi dịch vụ được thỏa thuận.
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp kế toán phù hợp với quy mô hoạt động, hãy liên hệ Jinyu để trao đổi về nhu cầu thực tế, phạm vi công việc và phương án hỗ trợ phù hợp.
Jinyu – Hóa đơn đúng, chứng từ đủ, sổ sách minh bạch, kế toán chủ động.
Nguồn tham khảo chính thống
- Luật Kế toán số 88/2015/QH13 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ
- Nghị định số 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán
Câu hỏi thường gặp
Có thể cân nhắc, đặc biệt khi doanh nghiệp chưa có nhân sự kế toán phù hợp hoặc muốn thiết lập quy trình chứng từ ngay từ đầu. Trước khi lựa chọn, doanh nghiệp nên xác định nhu cầu thực tế và phạm vi công việc cần thuê.
Không. Doanh nghiệp vẫn cần cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ, đúng thời hạn; kiểm tra các báo cáo được bàn giao và phối hợp giải trình những nghiệp vụ cần xác minh.
Việc thuê làm kế toán, thuê làm kế toán trưởng cần tuân thủ quy định pháp luật về hợp đồng. Doanh nghiệp nên lập hợp đồng bằng văn bản, quy định cụ thể phạm vi công việc, phí dịch vụ và trách nhiệm của các bên.
Điều này phụ thuộc vào phạm vi hợp đồng và điều kiện pháp luật áp dụng đối với từng công việc. Doanh nghiệp nên xác nhận rõ dịch vụ có bao gồm hỗ trợ kê khai, lập báo cáo, xử lý hóa đơn hay các thủ tục thuế cụ thể hay không.
Doanh nghiệp nên đánh giá lại khi dịch vụ thường xuyên chậm tiến độ, thiếu minh bạch về số liệu, phản hồi không kịp thời hoặc không còn phù hợp với quy mô hoạt động. Trước khi chuyển đổi, cần lập kế hoạch bàn giao dữ liệu, chứng từ và các công việc còn tồn đọng.
