Chữ ký số, hoá đơn điện tử
Tóm tắt nhanh các bước
- Tìm hiểu nhu cầu Jinyu trao đổi để xác định doanh nghiệp mới hay đang hoạt động, đã có chữ ký số/hóa đơn điện tử chưa, nhà cung cấp hiện tại và các vấn đề đang gặp phải.
- Tư vấn giải pháp Dựa trên nhu cầu thực tế, Jinyu tư vấn phương án triển khai phù hợp về chữ ký số, hóa đơn điện tử, quy trình đăng ký và cách thức sử dụng.
- Tiếp nhận thông tin và hồ sơ Doanh nghiệp cung cấp các thông tin cần thiết theo hướng dẫn của Jinyu.
- Đăng ký và thiết lập Jinyu hỗ trợ thực hiện các thủ tục đăng ký và thiết lập hệ thống theo phạm vi dịch vụ.
- Kích hoạt và kiểm tra Sau khi hoàn tất thiết lập, Jinyu kiểm tra tình trạng hoạt động và hỗ trợ doanh nghiệp đưa hệ thống vào sử dụng.
- Hướng dẫn sử dụng Jinyu hướng dẫn người phụ trách các thao tác cơ bản về chữ ký số, phát hành hóa đơn, tra cứu và xử lý các tình huống thông thường.
- Hỗ trợ trong quá trình sử dụng Sau khi triển khai, doanh nghiệp có thể liên hệ Jinyu khi cần hỗ trợ các vấn đề thuộc phạm vi dịch vụ.
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường xuyên phải thực hiện các thủ tục điện tử với cơ quan thuế, ký và gửi hồ sơ, phát hành hóa đơn, tra cứu dữ liệu hóa đơn cũng như quản lý các giao dịch điện tử liên quan.
Chữ ký số và hóa đơn điện tử vì vậy trở thành những công cụ quan trọng trong hoạt động kế toán – thuế của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, việc lựa chọn nhà cung cấp, đăng ký, cài đặt, gia hạn, thay đổi thông tin, xử lý lỗi hoặc thực hiện các thủ tục liên quan có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp nếu không có người phụ trách chuyên môn.
Dịch vụ Chữ ký số & Hóa đơn điện tử của Jinyu hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu đăng ký, kích hoạt, thiết lập ban đầu đến hướng dẫn sử dụng, gia hạn, thay đổi thông tin và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng.
Jinyu hướng đến việc giúp doanh nghiệp triển khai nhanh, sử dụng đúng và duy trì ổn định các công cụ điện tử phục vụ hoạt động kế toán – thuế.
I. Dịch vụ chữ ký số
1. Đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp
Jinyu hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các thủ tục cần thiết để đăng ký chữ ký số phục vụ giao dịch điện tử. Chữ ký số có thể được sử dụng trong nhiều hoạt động như:
- Ký hồ sơ điện tử.
- Thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan thuế.
- Ký và gửi các hồ sơ kê khai theo phương thức điện tử.
- Thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến có yêu cầu chữ ký số.
- Ký các giao dịch điện tử khác theo nhu cầu và phạm vi áp dụng.
Jinyu tư vấn lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế của doanh nghiệp.
2. Cài đặt và kích hoạt
Sau khi đăng ký, Jinyu hỗ trợ doanh nghiệp:
- Kích hoạt chữ ký số.
- Thiết lập thông tin sử dụng.
- Hướng dẫn cài đặt công cụ cần thiết.
- Hướng dẫn kết nối với hệ thống điện tử liên quan.
- Hướng dẫn người phụ trách doanh nghiệp sử dụng chữ ký số.
Mục tiêu là giúp doanh nghiệp có thể đưa chữ ký số vào sử dụng một cách thuận tiện sau khi hoàn tất đăng ký.
3. Gia hạn chữ ký số
Chữ ký số có thời hạn sử dụng. Khi sắp hết hạn, doanh nghiệp cần thực hiện gia hạn để tránh ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử. Jinyu hỗ trợ:
- Kiểm tra thời hạn sử dụng.
- Hướng dẫn thủ tục gia hạn.
- Hỗ trợ thực hiện gia hạn.
- Kiểm tra lại tình trạng sau khi gia hạn.
- Hướng dẫn doanh nghiệp tiếp tục sử dụng.
4. Thay đổi và cập nhật thông tin
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể thay đổi thông tin đăng ký hoặc người sử dụng. Jinyu hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các nhu cầu liên quan đến:
- Thay đổi thông tin doanh nghiệp.
- Cập nhật thông tin sử dụng.
- Thay đổi người phụ trách.
- Cập nhật thông tin liên quan đến chữ ký số.
- Các trường hợp thay đổi khác theo quy định và hệ thống của nhà cung cấp.
5. Hỗ trợ xử lý sự cố
Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp có thể gặp các vấn đề như không nhận diện chữ ký số, không ký được hồ sơ hoặc lỗi khi kết nối với hệ thống. Jinyu hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra nguyên nhân và hướng dẫn xử lý trong phạm vi có thể hỗ trợ.
Đối với các sự cố thuộc hệ thống hoặc hạ tầng của nhà cung cấp chữ ký số, Jinyu phối hợp với đơn vị cung cấp để hỗ trợ doanh nghiệp xử lý.
II. Dịch vụ hóa đơn điện tử
1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Jinyu hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị thông tin và thực hiện các bước cần thiết để triển khai hóa đơn điện tử. Quy trình có thể bao gồm:
Tư vấn giải pháp → Chuẩn bị thông tin → Đăng ký → Thiết lập hệ thống → Kích hoạt → Hướng dẫn sử dụng
Jinyu căn cứ vào nhu cầu thực tế và tình hình hoạt động của doanh nghiệp để tư vấn phương án phù hợp.
III. Thiết lập hệ thống hóa đơn điện tử
Sau khi đăng ký, Jinyu hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình thiết lập ban đầu. Các nội dung có thể bao gồm:
- Thiết lập thông tin doanh nghiệp.
- Thiết lập thông tin người sử dụng.
- Thiết lập mẫu hóa đơn.
- Thiết lập thông tin hiển thị trên hóa đơn.
- Hướng dẫn quy trình phát hành.
- Hướng dẫn ký và gửi hóa đơn.
- Hướng dẫn tra cứu và quản lý hóa đơn.
Việc thiết lập cụ thể phụ thuộc vào hệ thống và giải pháp hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp lựa chọn.
IV. Hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử
Jinyu hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện quy trình phát hành hóa đơn điện tử theo hệ thống đang sử dụng. Nội dung hỗ trợ có thể bao gồm:
- Tạo hóa đơn.
- Kiểm tra thông tin trước khi phát hành.
- Ký hóa đơn điện tử.
- Phát hành hóa đơn.
- Tra cứu tình trạng hóa đơn.
- Kiểm tra dữ liệu sau khi phát hành.
- Hướng dẫn lưu trữ và quản lý hóa đơn.
Đặc biệt, Jinyu có thể hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng quy trình kiểm tra thông tin trước khi phát hành nhằm hạn chế sai sót trên hóa đơn.
V. Xử lý hóa đơn có sai sót
Trong thực tế hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh các trường hợp hóa đơn cần được kiểm tra và xử lý do thông tin chưa chính xác hoặc phát sinh vấn đề sau khi lập. Jinyu hỗ trợ doanh nghiệp:
- Xác định tình trạng hóa đơn.
- Kiểm tra nội dung cần xử lý.
- Hướng dẫn phương án xử lý phù hợp.
- Hỗ trợ thực hiện các bước cần thiết trên hệ thống hóa đơn điện tử.
- Theo dõi kết quả xử lý.
Phương án xử lý cụ thể sẽ phụ thuộc vào tình trạng của hóa đơn, nội dung sai sót và quy định áp dụng tại thời điểm xử lý.
VI. Quản lý và tra cứu hóa đơn
Jinyu hỗ trợ doanh nghiệp hiểu và sử dụng các chức năng quản lý hóa đơn điện tử như:
- Tra cứu hóa đơn đã phát hành.
- Tra cứu hóa đơn đầu vào.
- Kiểm tra trạng thái hóa đơn.
- Tìm kiếm hóa đơn theo thông tin giao dịch.
- Hướng dẫn tải và lưu trữ dữ liệu khi cần.
- Đối chiếu dữ liệu hóa đơn với sổ sách kế toán trong phạm vi dịch vụ.
Việc quản lý tập trung giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra lại hóa đơn khi cần phục vụ kế toán, thuế hoặc đối chiếu với khách hàng, nhà cung cấp.
VII. Gia hạn và duy trì dịch vụ hóa đơn điện tử
Jinyu hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và thực hiện các thủ tục liên quan đến việc duy trì dịch vụ hóa đơn điện tử. Có thể bao gồm:
- Theo dõi thời hạn sử dụng gói dịch vụ.
- Tư vấn nhu cầu sử dụng.
- Hướng dẫn gia hạn.
- Hỗ trợ nâng cấp hoặc thay đổi gói dịch vụ khi cần.
- Hỗ trợ kiểm tra tình trạng hệ thống sau khi gia hạn.
VIII. Doanh nghiệp cần cung cấp những gì?
Tùy từng dịch vụ và nhà cung cấp, Jinyu sẽ hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ tương ứng. Thông thường có thể bao gồm:
Thông tin doanh nghiệp
- Tên doanh nghiệp.
- Mã số doanh nghiệp/mã số thuế.
- Địa chỉ.
- Thông tin người đại diện.
- Thông tin liên hệ.
Thông tin người sử dụng
- Người phụ trách kế toán.
- Người phụ trách hóa đơn.
- Thông tin liên hệ của người sử dụng.
- Thông tin cần thiết để tạo tài khoản hoặc phân quyền.
Thông tin về hóa đơn
- Nhu cầu sử dụng hóa đơn.
- Loại hóa đơn cần sử dụng.
- Số lượng hóa đơn dự kiến.
- Mẫu hóa đơn.
- Nội dung cần thể hiện trên hóa đơn.
Đối với doanh nghiệp đang sử dụng dịch vụ
Doanh nghiệp có thể cần cung cấp thêm:
- Thông tin tài khoản.
- Thông tin chữ ký số.
- Thông tin nhà cung cấp hiện tại.
- Tình trạng hóa đơn đang sử dụng.
- Nội dung cần thay đổi hoặc xử lý.
Jinyu sẽ hướng dẫn cụ thể danh sách thông tin cần cung cấp tùy theo từng trường hợp, tránh yêu cầu doanh nghiệp chuẩn bị những hồ sơ không cần thiết.
IX. Những trường hợp Jinyu có thể hỗ trợ
Doanh nghiệp mới thành lập
Chưa có chữ ký số và hóa đơn điện tử, cần triển khai hệ thống để bắt đầu hoạt động.
Doanh nghiệp đang sử dụng nhưng sắp hết hạn
Cần gia hạn chữ ký số hoặc dịch vụ hóa đơn điện tử để tránh gián đoạn.
Doanh nghiệp thay đổi thông tin
Có thay đổi về thông tin doanh nghiệp hoặc người sử dụng và cần cập nhật trên hệ thống.
Doanh nghiệp chuyển đổi nhà cung cấp
Muốn thay đổi giải pháp chữ ký số hoặc hóa đơn điện tử và cần được hướng dẫn quá trình chuyển đổi.
Doanh nghiệp gặp lỗi khi sử dụng
Không ký được, không phát hành được hóa đơn, không truy cập được hệ thống hoặc gặp các vấn đề kỹ thuật thông thường.
Doanh nghiệp chưa biết cách sử dụng
Đã đăng ký nhưng nhân sự chưa quen với hệ thống và cần được hướng dẫn.
X. Tại sao nên sử dụng dịch vụ Chữ ký số & Hóa đơn điện tử tại Jinyu?
1. Một đầu mối cho kế toán – thuế – hóa đơn
Jinyu là đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán – thuế nên chữ ký số và hóa đơn điện tử được nhìn nhận trong mối liên hệ với toàn bộ hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn khi cần trao đổi các vấn đề liên quan đến hóa đơn, kế toán và thuế.
2. Hỗ trợ từ đăng ký đến sử dụng
Jinyu không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp đăng ký mà còn hướng dẫn thiết lập, sử dụng và xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành.
3. Tư vấn theo nhu cầu thực tế
Mỗi doanh nghiệp có quy mô và tần suất sử dụng hóa đơn khác nhau. Jinyu hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp thay vì áp dụng một phương án giống nhau cho tất cả.
4. Hỗ trợ khi phát sinh vấn đề
Khi doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình sử dụng, Jinyu là đầu mối tiếp nhận và hướng dẫn xử lý hoặc phối hợp với nhà cung cấp khi cần thiết.
5. Tiết kiệm thời gian
Doanh nghiệp không cần tự tìm hiểu toàn bộ quy trình đăng ký và thiết lập. Jinyu hỗ trợ hướng dẫn từng bước để doanh nghiệp nhanh chóng đưa hệ thống vào hoạt động.
XI. Doanh nghiệp nhận được gì?
Tùy theo phạm vi dịch vụ, doanh nghiệp có thể nhận được:
- Hỗ trợ đăng ký chữ ký số.
- Hỗ trợ kích hoạt và thiết lập chữ ký số.
- Hỗ trợ gia hạn chữ ký số.
- Hỗ trợ thay đổi và cập nhật thông tin.
- Hỗ trợ đăng ký hóa đơn điện tử.
- Hỗ trợ thiết lập hệ thống hóa đơn điện tử.
- Hướng dẫn phát hành hóa đơn.
- Hướng dẫn tra cứu và quản lý hóa đơn.
- Hỗ trợ xử lý hóa đơn có sai sót trong phạm vi dịch vụ.
- Hỗ trợ gia hạn và duy trì dịch vụ.
- Hướng dẫn xử lý các vấn đề thường gặp trong quá trình sử dụng.
XII. Lưu ý quan trọng
Chữ ký số và hóa đơn điện tử là những công cụ phục vụ giao dịch điện tử của doanh nghiệp. Việc sử dụng cần được thực hiện đúng thông tin đăng ký và đúng quy trình áp dụng.
Đặc biệt, trước khi phát hành hóa đơn, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ các thông tin quan trọng như:
- Tên doanh nghiệp.
- Mã số thuế.
- Địa chỉ.
- Thông tin người mua.
- Hàng hóa, dịch vụ.
- Số lượng.
- Đơn giá.
- Thuế suất và các thông tin liên quan.
- Nội dung khác theo từng giao dịch.
Jinyu có thể hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình kiểm tra trước khi phát hành nhằm hạn chế sai sót và giảm thời gian xử lý các vấn đề phát sinh.
Chữ ký số và hóa đơn điện tử không phải là những công cụ độc lập mà có liên quan trực tiếp đến quá trình kế toán, kê khai thuế và quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Với lợi thế là đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán – thuế, Jinyu hỗ trợ doanh nghiệp không chỉ ở bước đăng ký và thiết lập, mà còn trong quá trình sử dụng, quản lý và xử lý các vấn đề phát sinh.
Jinyu hướng đến việc giúp doanh nghiệp sử dụng chữ ký số và hóa đơn điện tử thuận tiện, chủ động và phù hợp với hoạt động kế toán – thuế của doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Jinyu hỗ trợ đăng ký, cài đặt, kích hoạt, gia hạn và thay đổi thông tin chữ ký số; đồng thời hỗ trợ đăng ký, thiết lập, phát hành, xử lý sai sót và quản lý tra cứu hóa đơn điện tử.
Jinyu kiểm tra thời hạn sử dụng, hướng dẫn và hỗ trợ thực hiện thủ tục gia hạn, sau đó kiểm tra lại tình trạng để đảm bảo doanh nghiệp tiếp tục sử dụng bình thường, không gián đoạn giao dịch.
Jinyu xác định tình trạng hóa đơn, kiểm tra nội dung cần xử lý, hướng dẫn phương án phù hợp và hỗ trợ thực hiện các bước cần thiết trên hệ thống hóa đơn điện tử theo quy định áp dụng.
Jinyu tìm hiểu nhu cầu, tư vấn giải pháp phù hợp, hỗ trợ đăng ký, thiết lập, kích hoạt và hướng dẫn sử dụng để doanh nghiệp nhanh chóng đưa hệ thống vào hoạt động.
Vì Jinyu là đơn vị kế toán - thuế, chữ ký số và hóa đơn điện tử được nhìn nhận trong mối liên hệ với toàn bộ hoạt động kế toán, giúp doanh nghiệp có một đầu mối hỗ trợ xuyên suốt từ đăng ký đến xử lý phát sinh.