Kế toán thuê ngoài
Tóm tắt nhanh các bước
- Tìm hiểu doanh nghiệp Jinyu trao đổi với doanh nghiệp để nắm ngành nghề, quy mô, số lượng nhân sự và giao dịch, tình trạng kế toán hiện tại, phần mềm đang dùng và những vấn đề đang gặp phải.
- Đánh giá nhu cầu và phạm vi công việc Dựa trên thông tin thực tế, Jinyu xác định doanh nghiệp cần thuê toàn bộ, thuê một phần hay chỉ cần hỗ trợ và kiểm tra chuyên môn, sau đó hai bên thống nhất phạm vi dịch vụ.
- Tiếp nhận và kiểm tra dữ liệu ban đầu Jinyu tiếp nhận hồ sơ, sổ sách và dữ liệu kế toán hiện có, kiểm tra tình trạng dữ liệu trước khi tiếp nhận nếu doanh nghiệp đang chuyển giao từ đơn vị khác.
- Thiết lập quy trình phối hợp Hai bên thống nhất người phụ trách, phương thức gửi chứng từ, thời hạn cung cấp dữ liệu, hình thức lưu trữ và các mốc báo cáo định kỳ.
- Thực hiện công việc kế toán định kỳ Jinyu tiếp nhận dữ liệu phát sinh và thực hiện các công việc thuộc phạm vi dịch vụ.
- Kiểm tra và đối chiếu Số liệu được kiểm tra và đối chiếu định kỳ nhằm phát hiện những vấn đề cần xử lý.
- Báo cáo cho doanh nghiệp Jinyu cung cấp các báo cáo và thông tin theo phạm vi đã thống nhất, giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình kế toán.
- Hỗ trợ và xử lý phát sinh Khi doanh nghiệp phát sinh nghiệp vụ hoặc vấn đề liên quan đến kế toán, Jinyu tiếp nhận và phối hợp xử lý theo phạm vi dịch vụ.
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần xây dựng một bộ phận kế toán nội bộ đầy đủ. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa hoặc doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí vận hành, việc tuyển dụng, đào tạo và duy trì đội ngũ kế toán có thể tiêu tốn nhiều nguồn lực.
Dịch vụ Kế toán thuê ngoài của Jinyu là giải pháp cho phép doanh nghiệp sử dụng nguồn lực kế toán chuyên môn từ bên ngoài thay vì tự xây dựng toàn bộ bộ phận kế toán nội bộ.
Tùy theo nhu cầu, Jinyu có thể đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc kế toán của doanh nghiệp, từ ghi nhận và kiểm tra chứng từ, hạch toán nghiệp vụ, quản lý sổ sách, đối chiếu số liệu đến lập báo cáo và phối hợp thực hiện các công việc liên quan đến thuế.
Dịch vụ được thiết kế linh hoạt theo quy mô, ngành nghề, số lượng nghiệp vụ và nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc tổ chức bộ máy kế toán và kiểm soát chi phí.
I. Kế toán thuê ngoài tại Jinyu bao gồm những gì?
Kế toán thuê ngoài không nhất thiết phải bao gồm toàn bộ công việc kế toán. Doanh nghiệp có thể lựa chọn phạm vi phù hợp với nhu cầu.
1. Ghi nhận và hạch toán nghiệp vụ kế toán
Jinyu tiếp nhận các chứng từ và dữ liệu do doanh nghiệp cung cấp, sau đó thực hiện kiểm tra và ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo phạm vi dịch vụ. Các nghiệp vụ có thể bao gồm:
- Mua hàng.
- Bán hàng.
- Thu – chi tiền mặt.
- Giao dịch ngân hàng.
- Công nợ phải thu.
- Công nợ phải trả.
- Chi phí hoạt động.
- Doanh thu.
- Tiền lương.
- Tài sản cố định.
- Công cụ dụng cụ.
- Hàng tồn kho.
- Vốn và các nghiệp vụ khác phát sinh.
2. Quản lý và cập nhật sổ sách kế toán
Jinyu hỗ trợ doanh nghiệp duy trì hệ thống sổ sách kế toán theo dữ liệu và chứng từ phát sinh. Công việc có thể bao gồm:
- Cập nhật chứng từ.
- Hạch toán nghiệp vụ.
- Theo dõi số dư các tài khoản.
- Theo dõi công nợ.
- Theo dõi tiền mặt và ngân hàng.
- Theo dõi hàng tồn kho.
- Theo dõi tài sản.
- Đối chiếu số liệu.
- Kiểm tra các khoản mục kế toán quan trọng.
3. Đối chiếu và kiểm tra số liệu
Jinyu thực hiện kiểm tra và đối chiếu dữ liệu giữa các nguồn liên quan nhằm hạn chế sai lệch trong hệ thống kế toán. Có thể bao gồm:
Chứng từ ↔ Sổ sách ↔ Ngân hàng ↔ Công nợ ↔ Thuế ↔ Báo cáo
Các vấn đề phát hiện trong quá trình xử lý sẽ được trao đổi với doanh nghiệp để xác định nguyên nhân và phương án xử lý phù hợp.
4. Theo dõi công nợ
Đối với doanh nghiệp có phát sinh giao dịch mua bán thường xuyên, Jinyu hỗ trợ theo dõi:
- Công nợ phải thu.
- Công nợ phải trả.
- Số dư theo từng khách hàng.
- Số dư theo từng nhà cung cấp.
- Các khoản công nợ phát sinh trong kỳ.
- Các khoản đã thanh toán hoặc thu hồi.
- Các khoản công nợ cần đối chiếu.
Việc theo dõi công nợ giúp doanh nghiệp có cơ sở kiểm soát dòng tiền và nghĩa vụ thanh toán.
II. Hỗ trợ kế toán thuế trong quá trình vận hành
Trong trường hợp phạm vi dịch vụ có bao gồm phần việc kế toán – thuế, Jinyu phối hợp xử lý các dữ liệu cần thiết cho công tác kê khai và quản lý thuế. Có thể bao gồm:
- Tổng hợp dữ liệu hóa đơn đầu vào, đầu ra.
- Kiểm tra dữ liệu phục vụ kê khai.
- Đối chiếu số liệu kế toán với hồ sơ thuế.
- Chuẩn bị dữ liệu cho các tờ khai thuế.
- Theo dõi tình trạng nghĩa vụ thuế.
- Tổng hợp dữ liệu phục vụ quyết toán thuế.
- Phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến số liệu kế toán và thuế.
Phạm vi công việc về thuế sẽ được xác định riêng trong hợp đồng dịch vụ, tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.
III. Lập báo cáo kế toán và báo cáo tài chính
Jinyu có thể hỗ trợ doanh nghiệp tổng hợp số liệu và lập các báo cáo theo phạm vi dịch vụ.
Báo cáo kế toán nội bộ
Tùy nhu cầu quản trị, doanh nghiệp có thể yêu cầu tổng hợp các báo cáo như:
- Doanh thu.
- Chi phí.
- Công nợ.
- Dòng tiền.
- Tiền mặt.
- Hàng tồn kho.
- Các báo cáo quản trị khác.
Báo cáo tài chính
Jinyu có thể thực hiện việc tổng hợp, kiểm tra và lập báo cáo tài chính theo chế độ kế toán áp dụng và phạm vi công việc đã thống nhất. Việc lập báo cáo tài chính được thực hiện trên cơ sở số liệu và hồ sơ kế toán của doanh nghiệp.
IV. Các mô hình kế toán thuê ngoài Jinyu có thể cung cấp
Một trong những ưu điểm của kế toán thuê ngoài là doanh nghiệp không nhất thiết phải sử dụng một gói dịch vụ giống nhau. Jinyu có thể thiết kế phạm vi công việc theo nhu cầu thực tế.
1. Thuê ngoài toàn bộ bộ phận kế toán
Jinyu đảm nhận phần lớn hoặc toàn bộ chức năng kế toán của doanh nghiệp theo phạm vi hợp đồng. Phù hợp với:
- Doanh nghiệp chưa có kế toán nội bộ.
- Doanh nghiệp mới thành lập.
- Doanh nghiệp muốn thuê ngoài toàn bộ nghiệp vụ kế toán.
- Doanh nghiệp muốn tinh gọn bộ máy.
2. Thuê ngoài một phần công việc kế toán
Doanh nghiệp vẫn duy trì nhân sự kế toán nội bộ nhưng chuyển một số công việc cho Jinyu. Ví dụ:
- Hạch toán và cập nhật sổ sách.
- Đối chiếu công nợ.
- Lập báo cáo tài chính.
- Hỗ trợ kê khai thuế.
- Rà soát số liệu.
- Xử lý các nghiệp vụ kế toán phức tạp.
3. Jinyu hỗ trợ phía sau kế toán nội bộ
Trong mô hình này, nhân sự kế toán của doanh nghiệp vẫn là đầu mối làm việc hàng ngày, trong khi Jinyu đóng vai trò hỗ trợ chuyên môn, kiểm tra và xử lý các phần việc cần thiết. Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp đã có kế toán nhưng muốn có thêm một đơn vị chuyên môn để kiểm soát và hỗ trợ.
V. Doanh nghiệp cần cung cấp những gì?
Để Jinyu có thể thực hiện công việc chính xác và đúng tiến độ, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ dữ liệu phát sinh.
Chứng từ kế toán
- Hóa đơn đầu vào.
- Hóa đơn đầu ra.
- Phiếu thu.
- Phiếu chi.
- Chứng từ ngân hàng.
- Hợp đồng.
- Biên bản nghiệm thu, giao nhận.
- Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ phát sinh.
Dữ liệu hoạt động kinh doanh
- Thông tin mua hàng.
- Thông tin bán hàng.
- Thông tin khách hàng.
- Thông tin nhà cung cấp.
- Thông tin công nợ.
- Thông tin hàng tồn kho nếu có.
Hồ sơ tài sản
- Hồ sơ tài sản cố định.
- Hồ sơ mua sắm.
- Hồ sơ công cụ dụng cụ.
- Thông tin khấu hao và phân bổ nếu có.
Hồ sơ nhân sự – tiền lương
Nếu phạm vi dịch vụ có bao gồm tiền lương:
- Danh sách nhân sự.
- Hợp đồng lao động.
- Bảng chấm công.
- Chính sách tiền lương.
- Bảng lương.
- Các thông tin biến động nhân sự.
Hồ sơ kế toán các kỳ trước
Đối với doanh nghiệp đang chuyển giao kế toán cho Jinyu, cần cung cấp:
- Sổ sách kế toán.
- Báo cáo tài chính.
- Tờ khai thuế.
- Dữ liệu phần mềm kế toán nếu có.
- Các hồ sơ kế toán và thuế liên quan.
VI. Jinyu sẽ làm gì khi nhận thuê ngoài kế toán?
Khi doanh nghiệp lựa chọn Jinyu làm đơn vị kế toán thuê ngoài, công việc không chỉ dừng lại ở việc nhập hóa đơn. Tùy phạm vi hợp đồng, Jinyu có thể đảm nhận:
Hằng ngày / thường xuyên
- Tiếp nhận chứng từ.
- Kiểm tra chứng từ.
- Hạch toán nghiệp vụ.
- Cập nhật sổ sách.
- Theo dõi công nợ.
- Theo dõi tiền mặt và ngân hàng.
- Theo dõi hàng hóa, tài sản nếu có phát sinh.
Hàng tháng
- Đối chiếu số liệu.
- Kiểm tra công nợ.
- Tổng hợp doanh thu và chi phí.
- Tổng hợp dữ liệu tiền lương nếu thuộc phạm vi.
- Chuẩn bị dữ liệu phục vụ kê khai thuế.
- Lập báo cáo định kỳ theo thỏa thuận.
Hàng quý
- Rà soát tổng thể số liệu.
- Đối chiếu các khoản mục quan trọng.
- Tổng hợp dữ liệu phục vụ báo cáo và thuế.
- Kiểm tra các vấn đề cần xử lý.
Cuối năm
- Rà soát số liệu cuối kỳ.
- Hoàn thiện sổ sách.
- Thực hiện các nghiệp vụ cuối kỳ cần thiết.
- Lập báo cáo tài chính nếu thuộc phạm vi.
- Chuẩn bị dữ liệu phục vụ quyết toán thuế nếu thuộc phạm vi.
VII. Khi nào doanh nghiệp nên thuê ngoài kế toán?
Doanh nghiệp mới thành lập
Doanh nghiệp mới thường chưa có nhu cầu hoặc chưa đủ nguồn lực để xây dựng một bộ phận kế toán hoàn chỉnh. Thuê ngoài giúp doanh nghiệp có đội ngũ chuyên môn hỗ trợ ngay từ giai đoạn đầu mà không cần đầu tư lớn cho bộ máy nội bộ.
Doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa
Đối với doanh nghiệp có số lượng nghiệp vụ chưa quá lớn, việc thuê ngoài có thể là giải pháp phù hợp để tổ chức công tác kế toán và tối ưu nguồn lực.
Doanh nghiệp muốn giảm chi phí vận hành
Thay vì duy trì nhiều vị trí nhân sự và các chi phí liên quan, doanh nghiệp có thể lựa chọn thuê ngoài một phần hoặc toàn bộ chức năng kế toán.
Doanh nghiệp chưa có kế toán chuyên môn
Chủ doanh nghiệp không nên tự xử lý toàn bộ các nghiệp vụ kế toán nếu không có chuyên môn phù hợp. Thuê ngoài giúp doanh nghiệp có đơn vị chuyên môn đồng hành trong quá trình vận hành.
Doanh nghiệp đang thiếu hoặc thay đổi nhân sự kế toán
Trong thời gian tuyển dụng hoặc thay đổi nhân sự, Jinyu có thể hỗ trợ tiếp nhận và duy trì công việc kế toán để hạn chế gián đoạn.
Doanh nghiệp có kế toán nhưng cần thêm nguồn lực
Kế toán nội bộ có thể tập trung vào công việc quản trị, kiểm soát và phối hợp nội bộ trong khi Jinyu hỗ trợ xử lý nghiệp vụ phía sau.
Doanh nghiệp muốn kiểm soát độc lập
Một đơn vị bên ngoài có thể đóng vai trò kiểm tra và đối chiếu độc lập, giúp doanh nghiệp có thêm một lớp kiểm soát đối với dữ liệu kế toán.
VIII. Lợi ích khi thuê ngoài kế toán tại Jinyu
1. Tối ưu chi phí nhân sự
Doanh nghiệp không nhất thiết phải xây dựng một bộ phận kế toán đầy đủ để xử lý các nghiệp vụ phát sinh.
2. Tiếp cận nguồn lực chuyên môn
Thay vì phụ thuộc vào một cá nhân, doanh nghiệp được hỗ trợ bởi đội ngũ thực hiện dịch vụ theo quy trình của Jinyu.
3. Linh hoạt theo quy mô
Khi doanh nghiệp phát triển và số lượng nghiệp vụ tăng, phạm vi dịch vụ có thể được điều chỉnh phù hợp.
4. Giảm phụ thuộc vào một nhân sự
Khi kế toán nội bộ nghỉ việc hoặc thay đổi vị trí, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro gián đoạn công việc. Với dịch vụ thuê ngoài, công việc được vận hành theo quy trình của đơn vị cung cấp dịch vụ.
5. Tiết kiệm thời gian quản lý
Chủ doanh nghiệp có thể tập trung nhiều hơn vào hoạt động kinh doanh thay vì phải trực tiếp xử lý các công việc kế toán thường xuyên.
6. Kiểm soát số liệu tốt hơn
Các bước tiếp nhận, xử lý và đối chiếu dữ liệu được thực hiện theo quy trình, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tình trạng kế toán.
IX. Kế toán thuê ngoài khác gì với kế toán trọn gói?
Đây là điểm Jinyu nên giải thích rõ để khách hàng dễ lựa chọn dịch vụ.
| Tiêu chí | Kế toán trọn gói | Kế toán thuê ngoài |
|---|---|---|
| Phạm vi | Thường được thiết kế thành một gói công việc tương đối đầy đủ | Linh hoạt, có thể thuê một phần hoặc toàn bộ |
| Mức độ tùy chỉnh | Theo gói dịch vụ | Có thể thiết kế theo nhu cầu |
| Đối tượng | Doanh nghiệp muốn sử dụng giải pháp kế toán – thuế tương đối toàn diện | Doanh nghiệp muốn thuê ngoài chức năng kế toán hoặc một phần công việc |
| Nhân sự nội bộ | Có thể không cần bộ phận kế toán đầy đủ | Có thể không cần hoặc vẫn duy trì kế toán nội bộ |
| Hình thức phối hợp | Theo phạm vi gói dịch vụ | Có thể phối hợp trực tiếp với kế toán nội bộ |
| Mục tiêu | Đảm bảo các nghiệp vụ trong gói được thực hiện đầy đủ | Thay thế hoặc bổ sung nguồn lực kế toán của doanh nghiệp |
Lưu ý: Hai dịch vụ có thể có những phần việc giao thoa. Phạm vi thực tế sẽ được Jinyu xác định dựa trên nhu cầu và tình trạng của từng doanh nghiệp.
X. Tại sao nên chọn Jinyu?
Giải pháp linh hoạt
Jinyu không áp dụng một mô hình giống nhau cho mọi doanh nghiệp. Phạm vi dịch vụ được xây dựng dựa trên quy mô, ngành nghề và nhu cầu thực tế.
Có thể thuê một phần hoặc toàn bộ
Doanh nghiệp có thể bắt đầu với một số công việc nhất định và điều chỉnh phạm vi khi nhu cầu thay đổi.
Quy trình rõ ràng
Từ tiếp nhận chứng từ, xử lý, đối chiếu đến báo cáo đều được thực hiện theo quy trình thống nhất.
Đồng hành lâu dài
Jinyu không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo mà có thể đồng hành trong quá trình vận hành kế toán định kỳ.
Giảm áp lực tuyển dụng và quản lý nhân sự
Doanh nghiệp có thể giảm sự phụ thuộc vào việc tuyển dụng và duy trì một bộ phận kế toán đầy đủ.
Kết nối kế toán – thuế
Các công việc kế toán và thuế có mối liên hệ chặt chẽ. Jinyu có thể phối hợp các dữ liệu liên quan để doanh nghiệp hạn chế tình trạng số liệu kế toán và hồ sơ thuế thiếu nhất quán.
Bảo mật thông tin
Dữ liệu kế toán chứa nhiều thông tin quan trọng về doanh thu, chi phí, khách hàng, nhà cung cấp và tình hình tài chính. Jinyu chú trọng quy trình tiếp nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu của khách hàng trong quá trình cung cấp dịch vụ.
XI. Doanh nghiệp nhận được gì?
Tùy theo phạm vi dịch vụ, doanh nghiệp có thể nhận được:
- Hệ thống sổ sách kế toán được cập nhật.
- Dữ liệu kế toán được tổng hợp và đối chiếu.
- Báo cáo kế toán định kỳ.
- Báo cáo công nợ.
- Báo cáo doanh thu và chi phí.
- Báo cáo quản trị theo thỏa thuận.
- Báo cáo tài chính nếu thuộc phạm vi dịch vụ.
- Dữ liệu phục vụ kê khai và quyết toán thuế nếu thuộc phạm vi.
- Hỗ trợ xử lý các nghiệp vụ kế toán phát sinh.
- Hỗ trợ trao đổi và giải đáp các vấn đề liên quan đến kế toán trong phạm vi dịch vụ.
Kế toán thuê ngoài không đơn thuần là việc “thuê một người làm sổ sách”. Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp tổ chức và vận hành chức năng kế toán bằng nguồn lực bên ngoài, phù hợp với quy mô và nhu cầu thực tế.
Tại Jinyu, doanh nghiệp có thể lựa chọn thuê ngoài toàn bộ chức năng kế toán, thuê một phần công việc hoặc sử dụng Jinyu như một bộ phận hỗ trợ cho kế toán nội bộ.
Mục tiêu của Jinyu là giúp doanh nghiệp tinh gọn bộ máy, tối ưu nguồn lực và duy trì công tác kế toán một cách ổn định, để chủ doanh nghiệp có thể tập trung hơn vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Câu hỏi thường gặp
Tùy phạm vi lựa chọn, Jinyu có thể đảm nhận ghi nhận và hạch toán nghiệp vụ, quản lý sổ sách, đối chiếu số liệu, theo dõi công nợ, hỗ trợ kế toán thuế và lập báo cáo kế toán - báo cáo tài chính.
Kế toán trọn gói thường là một gói công việc tương đối đầy đủ theo phạm vi cố định, trong khi kế toán thuê ngoài linh hoạt hơn — doanh nghiệp có thể thuê một phần hoặc toàn bộ chức năng kế toán tùy nhu cầu.
Có. Jinyu cung cấp 3 mô hình: thuê ngoài toàn bộ bộ phận kế toán, thuê ngoài một phần công việc trong khi vẫn duy trì kế toán nội bộ, hoặc Jinyu hỗ trợ phía sau cho kế toán nội bộ.
Thường gồm chứng từ kế toán, dữ liệu hoạt động kinh doanh, hồ sơ tài sản, hồ sơ nhân sự - tiền lương (nếu có) và hồ sơ kế toán các kỳ trước nếu đang chuyển giao từ đơn vị khác.
Phù hợp với doanh nghiệp mới thành lập, quy mô nhỏ và vừa, muốn giảm chi phí vận hành, chưa có kế toán chuyên môn, đang thiếu hoặc thay đổi nhân sự kế toán, hoặc muốn có thêm một lớp kiểm soát độc lập.