Tóm tắt nhanh các bước
- Tổ chức bộ máy kế toán và thiết lập hệ thống sổ sách Bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán, lựa chọn chế độ kế toán phù hợp và thiết lập hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán ngay từ những giao dịch đầu tiên.
- Thiết lập giao dịch thuế điện tử và chữ ký số Kiểm tra mã số thuế và thông tin đăng ký thuế, đăng ký giao dịch thuế điện tử và đăng ký chữ ký số để thực hiện nghĩa vụ thuế qua phương thức điện tử.
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Lựa chọn loại hóa đơn điện tử phù hợp, đăng ký sử dụng hóa đơn theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và xây dựng quy trình quản lý hóa đơn trước khi lập hóa đơn đầu tiên.
- Theo dõi vốn điều lệ và thiết lập hệ thống quản lý tài chính Theo dõi thời hạn góp vốn điều lệ, mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty để quản lý dòng tiền và xây dựng quy trình quản lý thu – chi.
- Xác định nghĩa vụ thuế và chuẩn bị hồ sơ lao động Xác định các loại thuế cần theo dõi, lập lịch kê khai và nộp thuế, đồng thời chuẩn bị hồ sơ lao động và đăng ký bảo hiểm xã hội khi tuyển dụng nhân viên.
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty chính thức có tư cách pháp lý để bắt đầu hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, để vận hành đúng quy định và hạn chế rủi ro về thuế, kế toán, doanh nghiệp cần sớm hoàn thiện các công việc liên quan đến tổ chức bộ máy kế toán, giao dịch thuế điện tử, hóa đơn và quản lý chứng từ.
Đặc biệt, nếu không chuẩn bị ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc theo dõi vốn góp, ghi nhận doanh thu, kiểm soát chi phí và thực hiện nghĩa vụ thuế khi phát sinh giao dịch đầu tiên.
Vậy sau khi được cấp giấy phép kinh doanh, kế toán cần thực hiện những công việc gì? Dưới đây là 5 đầu việc quan trọng mà doanh nghiệp mới thành lập nên triển khai.
1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ THIẾT LẬP HỆ THỐNG SỔ SÁCH
Đây là công việc doanh nghiệp nên ưu tiên thực hiện ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc tổ chức kế toán ngay từ đầu giúp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính được ghi nhận đầy đủ, có hệ thống và đúng quy định.
1.1. Bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán
Doanh nghiệp cần xác định người chịu trách nhiệm thực hiện công tác kế toán. Tùy theo quy mô và nhu cầu hoạt động, doanh nghiệp có thể lựa chọn:
- Tuyển dụng kế toán nội bộ để trực tiếp xử lý chứng từ và ghi sổ.
- Bố trí người phụ trách kế toán theo quy định.
- Thuê đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán đủ điều kiện để thực hiện công việc kế toán theo hợp đồng.
Đối với doanh nghiệp nhỏ mới thành lập, việc thuê dịch vụ kế toán có thể giúp tiết kiệm chi phí nhân sự và hạn chế sai sót trong giai đoạn đầu vận hành.
Doanh nghiệp cũng cần lưu ý quy định về kế toán trưởng. Việc bố trí kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán phải phù hợp với Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn liên quan.
1.2. Lựa chọn chế độ kế toán phù hợp
Doanh nghiệp cần xác định chế độ kế toán áp dụng căn cứ vào loại hình, quy mô và đặc điểm hoạt động.
Việc lựa chọn đúng chế độ kế toán giúp doanh nghiệp thống nhất phương pháp ghi nhận nghiệp vụ, hệ thống tài khoản, sổ kế toán và cách lập báo cáo tài chính.
Kế toán cần kiểm tra:
- Doanh nghiệp thuộc đối tượng áp dụng chế độ kế toán nào.
- Hệ thống tài khoản kế toán cần sử dụng.
- Hình thức và phương pháp ghi sổ.
- Niên độ kế toán và đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán.
- Các quy định về lập và lưu trữ chứng từ, sổ sách.
1.3. Thiết lập hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán
Ngay từ những giao dịch đầu tiên, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình thu thập, kiểm tra và lưu trữ chứng từ.
Các loại chứng từ nên được phân loại thành từng nhóm:
- Chứng từ thu, chi tiền mặt.
- Chứng từ ngân hàng.
- Hợp đồng mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Hóa đơn đầu vào và đầu ra.
- Chứng từ liên quan đến tiền lương và nhân sự.
- Chứng từ nhập kho, xuất kho và kiểm kê hàng hóa.
- Hồ sơ tài sản cố định và công cụ dụng cụ.
Lưu ý: Không nên chờ đến cuối năm mới tập hợp chứng từ. Việc cập nhật sổ sách thường xuyên giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu số liệu, kiểm soát chi phí và chuẩn bị báo cáo thuế.
2. THIẾT LẬP GIAO DỊCH THUẾ ĐIỆN TỬ VÀ CHỮ KÝ SỐ
Sau khi thành lập, doanh nghiệp cần chuẩn bị các công cụ cần thiết để thực hiện nghĩa vụ thuế thông qua phương thức điện tử.
2.1. Kiểm tra mã số thuế và thông tin đăng ký thuế
Mã số doanh nghiệp được cấp trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế của doanh nghiệp.
Kế toán cần kiểm tra các thông tin đăng ký như:
- Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.
- Địa chỉ trụ sở chính.
- Người đại diện theo pháp luật.
- Ngành nghề kinh doanh.
- Cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Nếu thông tin có sai lệch hoặc thay đổi, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục điều chỉnh theo quy định.
2.2. Đăng ký giao dịch thuế điện tử
Doanh nghiệp cần thiết lập tài khoản giao dịch thuế điện tử để thực hiện các thủ tục như:
- Nộp hồ sơ khai thuế.
- Tra cứu thông tin nghĩa vụ thuế.
- Nhận thông báo từ cơ quan thuế.
- Nộp thuế điện tử.
- Tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ thuế.
Kế toán nên kiểm tra khả năng đăng nhập, xác thực và nhận thông báo trên hệ thống để tránh bỏ sót các thông tin quan trọng.
2.3. Đăng ký chữ ký số
Chữ ký số là công cụ quan trọng trong quá trình thực hiện các giao dịch điện tử của doanh nghiệp.
Chữ ký số thường được sử dụng để:
- Ký và nộp hồ sơ khai thuế điện tử.
- Thực hiện các giao dịch nộp thuế điện tử.
- Ký hóa đơn điện tử theo quy định.
- Thực hiện một số thủ tục điện tử liên quan đến bảo hiểm xã hội và các cơ quan quản lý.
Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số phù hợp, kiểm tra thời hạn sử dụng và phân quyền người quản lý để bảo đảm an toàn trong quá trình giao dịch.
Lưu ý: Không phải mọi doanh nghiệp đều phải nộp một bộ hồ sơ mang tên “hồ sơ khai thuế ban đầu” theo cách hiểu trước đây. Doanh nghiệp cần thiết lập phương thức giao dịch thuế điện tử và thực hiện từng thủ tục đăng ký, kê khai theo quy định tương ứng với hoạt động thực tế.
3. ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Hóa đơn điện tử là nội dung doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi phát sinh hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thuộc trường hợp phải lập hóa đơn.
Nếu không chuẩn bị trước, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi cần xuất hóa đơn cho khách hàng, ảnh hưởng đến tiến độ giao dịch và công tác kế toán.
3.1. Lựa chọn loại hóa đơn điện tử phù hợp
Doanh nghiệp cần xác định loại hóa đơn điện tử phù hợp với hoạt động kinh doanh và đối tượng khách hàng.
Một số hình thức phổ biến gồm:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đối với các hoạt động thuộc trường hợp áp dụng theo quy định.
Việc lựa chọn hình thức hóa đơn cần căn cứ vào ngành nghề, phương thức bán hàng và quy định pháp luật hiện hành.
3.2. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và văn bản hướng dẫn có liên quan.
Các công việc kế toán cần thực hiện gồm:
- Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp.
- Chuẩn bị thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn.
- Gửi hồ sơ đăng ký theo phương thức quy định.
- Theo dõi kết quả tiếp nhận, xử lý của cơ quan thuế.
- Kiểm tra thông tin hóa đơn trước khi sử dụng.
Doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục và đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn trước khi lập hóa đơn đầu tiên.
3.3. Xây dựng quy trình quản lý hóa đơn
Bên cạnh việc đăng ký, kế toán cần thiết lập quy trình quản lý hóa đơn để hạn chế sai sót trong quá trình sử dụng.
Cụ thể:
- Kiểm tra thông tin người mua và người bán.
- Đối chiếu nội dung hóa đơn với hợp đồng và giao dịch thực tế.
- Theo dõi hóa đơn đã lập, đã gửi và các hóa đơn cần xử lý.
- Lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định.
- Phân quyền người lập, kiểm tra và ký hóa đơn.
Đặc biệt, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế và nội dung hàng hóa, dịch vụ trước khi phát hành hóa đơn.
4. THEO DÕI VỐN ĐIỀU LỆ VÀ THIẾT LẬP HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
Vốn điều lệ là một trong những nội dung cần được kế toán theo dõi ngay từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động.
Nếu không quản lý chặt chẽ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi xác định số vốn thực tế đã góp, nguồn tiền sử dụng và các khoản chi liên quan đến hoạt động kinh doanh.
4.1. Theo dõi thời hạn góp vốn điều lệ
Theo Luật Doanh nghiệp, thời hạn góp vốn được xác định tùy theo loại hình doanh nghiệp.
Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty TNHH một thành viên và công ty cổ phần, thời hạn thông thường là 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp pháp luật hoặc điều lệ có quy định phù hợp khác.
Kế toán cần:
- Theo dõi số vốn điều lệ đã đăng ký.
- Lập bảng theo dõi phần vốn góp của từng thành viên hoặc cổ đông.
- Ghi nhận số vốn thực tế đã góp.
- Lưu giữ chứng từ góp vốn.
- Theo dõi thời hạn góp đủ vốn theo quy định.
Nếu thành viên, chủ sở hữu hoặc cổ đông không góp đủ vốn đúng hạn, doanh nghiệp cần xử lý và đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ theo quy định của Luật Doanh nghiệp.
4.2. Thiết lập tài khoản ngân hàng và quản lý dòng tiền
Doanh nghiệp nên mở tài khoản thanh toán đứng tên công ty để phục vụ hoạt động nhận tiền, thanh toán và quản lý tài chính.
Kế toán cần thực hiện:
- Theo dõi các khoản tiền góp vốn.
- Quản lý tiền thu từ khách hàng.
- Theo dõi các khoản thanh toán cho nhà cung cấp.
- Đối chiếu số dư ngân hàng với sổ kế toán.
- Lưu trữ chứng từ giao dịch ngân hàng.
Việc sử dụng tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp giúp phân biệt rõ tiền của công ty với tiền cá nhân của chủ sở hữu hoặc người quản lý.
Đồng thời, doanh nghiệp cần lưu ý điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định thuế hiện hành đối với các khoản mua hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp phải đáp ứng điều kiện này.
4.3. Xây dựng quy trình quản lý thu – chi
Ngay từ giai đoạn đầu, doanh nghiệp nên thiết lập quy trình quản lý thu – chi để kiểm soát nguồn tiền.
Một quy trình cơ bản nên bao gồm:
- Quy định người có thẩm quyền phê duyệt khoản chi.
- Yêu cầu chứng từ hợp lệ đối với từng khoản thanh toán.
- Phân loại chi phí theo mục đích sử dụng.
- Theo dõi công nợ phải thu và phải trả.
- Đối chiếu quỹ tiền mặt và ngân hàng định kỳ.
Lưu ý: Không nên sử dụng tài khoản hoặc tiền của công ty cho các khoản chi tiêu cá nhân không liên quan đến hoạt động kinh doanh. Việc tách bạch tài chính ngay từ đầu giúp hạn chế sai sót khi hạch toán và quyết toán thuế.
5. XÁC ĐỊNH NGHĨA VỤ THUẾ VÀ CHUẨN BỊ HỒ SƠ LAO ĐỘNG
Sau khi thành lập, doanh nghiệp cần xác định những nghĩa vụ thuế phát sinh theo hoạt động thực tế, đồng thời chuẩn bị hồ sơ nhân sự nếu bắt đầu tuyển dụng lao động.
5.1. Xác định các loại thuế doanh nghiệp cần theo dõi
Tùy theo ngành nghề và hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể phát sinh các nghĩa vụ thuế như:
Thuế giá trị gia tăng (GTGT):
Kế toán cần xác định phương pháp tính thuế, kỳ kê khai và thực hiện kê khai theo quy định. Việc xác định đúng phương pháp tính thuế giúp doanh nghiệp ghi nhận doanh thu, thuế đầu ra và thuế đầu vào phù hợp.
Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN):
Doanh nghiệp cần theo dõi doanh thu, chi phí được trừ, thu nhập chịu thuế và các khoản ưu đãi thuế nếu có. Thuế TNDN được xác định trên cơ sở kết quả hoạt động kinh doanh và quy định pháp luật tương ứng.
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN):
Nếu doanh nghiệp có trả lương, tiền công hoặc các khoản thu nhập thuộc diện phải khấu trừ thuế, kế toán cần xác định nghĩa vụ khấu trừ, kê khai và nộp thuế theo quy định.
Ngoài ra, tùy hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể phát sinh các loại thuế khác như thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu hoặc các nghĩa vụ tài chính chuyên ngành.
5.2. Theo dõi lịch kê khai và nộp thuế
Kế toán cần lập lịch theo dõi các nghĩa vụ thuế theo tháng, quý và năm.
Một số công việc cần quản lý gồm:
- Kê khai thuế GTGT theo kỳ áp dụng.
- Theo dõi số thuế TNDN tạm nộp theo quy định.
- Kê khai và khấu trừ thuế TNCN khi phát sinh nghĩa vụ.
- Lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế cuối năm.
- Theo dõi thời hạn nộp hồ sơ và thanh toán nghĩa vụ thuế.
Một điểm quan trọng: Từ ngày 01/01/2026, lệ phí môn bài đã chấm dứt thu, nộp theo Nghị quyết số 198/2025/QH15. Vì vậy, doanh nghiệp thành lập trong năm 2026 không còn phải thực hiện nghĩa vụ nộp lệ phí môn bài như trước đây.
Tuy nhiên, việc bãi bỏ lệ phí môn bài không đồng nghĩa doanh nghiệp được miễn các nghĩa vụ kê khai và nộp những loại thuế khác.
5.3. Chuẩn bị hồ sơ lao động và bảo hiểm xã hội
Nếu doanh nghiệp bắt đầu tuyển dụng nhân viên, kế toán cần phối hợp với bộ phận nhân sự để hoàn thiện hồ sơ lao động.
Các công việc cần thực hiện gồm:
- Soạn thảo và ký kết hợp đồng lao động.
- Thu thập thông tin và hồ sơ nhân viên.
- Xây dựng bảng lương và quy chế trả lương phù hợp.
- Theo dõi ngày công, tiền lương, phụ cấp và các khoản khấu trừ.
- Thực hiện đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với người lao động thuộc diện tham gia.
- Theo dõi nghĩa vụ thuế TNCN phát sinh từ tiền lương, tiền công.
Doanh nghiệp cần căn cứ vào loại hợp đồng, thời gian làm việc và quy định pháp luật để xác định đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, tránh bỏ sót nghĩa vụ.
6. NHỮNG LƯU Ý QUAN TRỌNG DOANH NGHIỆP MỚI THÀNH LẬP CẦN BIẾT
Bên cạnh 5 công việc trên, doanh nghiệp mới thành lập nên chú ý một số vấn đề sau để tránh áp dụng nhầm quy định hoặc bỏ sót nghĩa vụ.
6.1. Không phải có giấy phép kinh doanh là có thể bỏ qua nghĩa vụ kế toán
Ngay cả khi chưa phát sinh doanh thu, doanh nghiệp vẫn cần tổ chức công tác kế toán, theo dõi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực hiện nghĩa vụ báo cáo theo quy định áp dụng.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể chưa bán hàng nhưng đã phát sinh các khoản chi như tiền thuê văn phòng, phí dịch vụ, mua thiết bị hoặc chi phí thành lập. Những nghiệp vụ này cần được ghi nhận và lưu trữ chứng từ phù hợp.
6.2. Không còn phải nộp lệ phí môn bài từ năm 2026
Theo Nghị quyết số 198/2025/QH15, việc thu và nộp lệ phí môn bài chấm dứt từ ngày 01/01/2026.
Do đó, các hướng dẫn cũ yêu cầu doanh nghiệp mới thành lập nộp tờ khai lệ phí môn bài hoặc nộp lệ phí môn bài cần được kiểm tra lại trước khi áp dụng.
6.3. Không sử dụng hóa đơn điện tử khi chưa hoàn tất thủ tục theo quy định
Doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và đáp ứng điều kiện sử dụng trước khi lập hóa đơn. Không nên tự ý phát hành hóa đơn khi chưa được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký theo quy định áp dụng.
6.4. Theo dõi thời hạn góp vốn điều lệ
Thời hạn góp vốn là nội dung quan trọng mà doanh nghiệp cần theo dõi ngay từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Việc góp vốn không đúng thời hạn có thể dẫn đến nghĩa vụ điều chỉnh vốn điều lệ và các thủ tục pháp lý liên quan.
6.5. Không để chứng từ kế toán thất lạc ngay từ giai đoạn đầu
Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình lưu trữ chứng từ bản giấy và dữ liệu điện tử. Mỗi nghiệp vụ cần có hồ sơ chứng minh phù hợp để phục vụ công tác hạch toán, kiểm tra và giải trình khi cần thiết.
JINYU – HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TOÁN NGAY TỪ ĐẦU
Giai đoạn mới thành lập là thời điểm quan trọng để doanh nghiệp xây dựng nền tảng kế toán và quản lý tài chính. Nếu được tổ chức đúng ngay từ đầu, doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm soát chứng từ, theo dõi doanh thu – chi phí và thực hiện nghĩa vụ thuế trong quá trình hoạt động.
Công ty TNHH Dịch vụ Jinyu cung cấp giải pháp hỗ trợ kế toán và thuế cho doanh nghiệp mới thành lập, bao gồm:
- Tư vấn tổ chức hệ thống kế toán và sổ sách.
- Hỗ trợ thiết lập quy trình quản lý chứng từ.
- Hỗ trợ kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế.
- Tư vấn sử dụng hóa đơn điện tử.
- Theo dõi công nợ, chi phí và các nghiệp vụ kế toán phát sinh.
- Hỗ trợ lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế.
Đừng đợi đến khi phát sinh sai sót mới bắt đầu rà soát sổ sách. Hãy xây dựng hệ thống kế toán bài bản ngay từ những ngày đầu hoạt động cùng Jinyu.
Câu hỏi thường gặp
Có. Doanh nghiệp vẫn cần tổ chức công tác kế toán, ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực hiện các nghĩa vụ báo cáo theo quy định. Việc chưa có doanh thu không đồng nghĩa doanh nghiệp được miễn toàn bộ trách nhiệm kế toán.
Không. Từ ngày 01/01/2026, việc thu và nộp lệ phí môn bài đã chấm dứt theo Nghị quyết số 198/2025/QH15. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ thuế khác nếu phát sinh.
Doanh nghiệp phải tổ chức công tác kế toán theo quy định nhưng không nhất thiết phải tuyển dụng một nhân viên kế toán làm việc toàn thời gian. Doanh nghiệp có thể lựa chọn phương án thuê dịch vụ kế toán nếu đáp ứng các điều kiện pháp luật liên quan.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị và thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi lập hóa đơn đầu tiên thuộc trường hợp phải sử dụng. Thời điểm đăng ký cụ thể nên căn cứ vào kế hoạch hoạt động và quy định hiện hành.
Đối với công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần, thời hạn góp vốn hoặc thanh toán cổ phần đã đăng ký mua thông thường là 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Doanh nghiệp cần xác định đúng loại hình để thực hiện.
